Документы по сотрудникам, которые необходимо иметь каждой фирме

Перечень документов по сотрудникам, которые необходимо иметь каждой фирме:

1. Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним.

2. Трудовые книжки и книги по их учету.

3. Книга учета трудовых книжек. Новые трудовые книжки и вкладыши фиксируют в приходно-расходном разделе книги. При получении книжки сотрудником запись заносится в книгу. Книга должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью. При увольнении работник расписывается в книге учета трудовых книжек. Если работник не приходит за трудовой книжкой, составьте акт с участием 3х свидетелей о том, что в день увольнения выдать книжку невозможно.

4. Согласие сотрудника на ведение электронной трудовой книжки (введены с 1.01.2020г). Переход к электронному формату трудовой книжки добровольный и позволяет сотруднику сохранить бумажную книжку столько, сколько ему необходимо. Лучше сохранять ведение учета бумажных трудовых книжек.

5. Согласие сотрудника для бумажной трудовой книжки: в случае возникновения ситуации, когда сотруднику необходимо получить трудовую книжку и нет возможности ее получить лично, то указать адрес физический для отправки книжки по почте письмом с описью вложений.

6. Личные карточки сотрудников. Данные по сотруднику о рождении и образовании. Часть данных вносят при приеме, часть в ходе работы, завершают реквизитами документа об увольнении.

7. Штатное расписание. Этот документ показывает не фактическую, а плановую штатную расстановку в компании. Сформировать нужно в конце календарного года на следующий — так показываете, какие должности и в каком количестве нужны вам для полноценной работы. В течение года можно вносить изменения. Количество сотрудников по факту может отличаться: если в штатном расписании четыре позиции продавца, а в компании работают три — это нормальная ситуация.

8. Табель учета рабочего времени. Отработанное время обязательно должно учитываться. По табелю бухгалтер рассчитывает заработную плату.

9. График отпусков. Утверждается не позднее, чем за 2 недели до наступления календарного года. Если не вести график, может получиться, что несколько сотрудников одновременно соберутся в отпуск. Или будет сложно договориться о сроке отпуска с конкретным работником — в итоге он уйдет в неудобное время или совсем не сходит в отпуск.

10. Правила внутреннего трудового распорядка — документ определяет отношения между работником и работодателем. На него будет ориентироваться инспекция труда во время проверок.

11. Положение о защите персональных данных работников. Закон обязывает работодателя держать в порядке операции с персональными данными своих работников

12. Положение об оплате труда и премировании, если нет в Правилах внутреннего трудового распорядка. Подтверждает обоснованность выплаты или невыплаты премий, доплат или надбавок.

13. Правила и инструкции по охране труда,

14. Меры пожарной безопасности.

15. Приказы. От работодателя для передачи распоряжений сотрудникам. 

а\ О приеме на работу, о переводе на другую работу, об увольнении, о поощрении/премировании/награждении работников 

б\ О направлении в краткосрочную командировку, о применении дисциплинарного взыскания, о направлении на обучение

16. Приказ об утверждении формы расчетного листа. Законом форма расчетного листка не установлена, можно определить форму этого документа самостоятельно. При выплате нужно извещать в письменной форме каждого сотрудника о составных частях зарплаты, размере и основании удержаний, а также общую денежную сумму к выплате.

17. Ведомости выплат зарплаты, записки-расчеты.

18. Согласие на удаленную работу, если сотрудники работают удаленно. 

Какие-то документы по сотрудникам нужно хранить 50 лет, какие-то — 75. Дольше всего нужно хранить трудовые книжки, личные карточки и трудовые договоры. Мы рекомендуем хранить все документы, пока существует ваша компания. При ликвидации компании документы передаются в архив города. 

Если есть специфика в работе вашей компании, например смены, вахтовый метод, профессии подлежат обязательной регулярной аттестации или переподготовке, то вам нужны дополнительные документы — положение об аттестации, график сменности, график вахтовой работы. Помните, что кадровые документы так же важны, как своевременная сдача отчетности или выплата налогов. 

Источник: pro.rbc.ru